Elvy
Informatie betreffende Elvy
Elvy heeft een eigen website raadpleeg www.elvy.nl voor meer informatie.
Elvy bevat in basis een scan module die, via Twain, de mogelijkheid biedt om in te scannen. Ook de nieuwste scanners die via een netwerk map en/of ftp servers en de documenten omzetten naar PDF-formaat worden ondersteund. In theorie kan elk Adobe PDF document verwerkt worden. Alle documenten worden in tabbladen achter elkaar weergegeven, omdat het “verkleind” weergeven van documenten niet als overzichtelijk word ervaren.
Elvy kent 3 soorten verwerkingen.
1) Via OCR*) herkenning. Van te voren wordt de lay-out gedefinieerd en vervolgens wordt automatisch de juiste boeking/order/klantkaart e.d. erbij gezocht.
2) Via BARCODE*) herkenning. Door een sticker met een barcode op de nota te plakken, of een barcode mee af te drukken op bijvoorbeeld de pakbon kan achteraf na het inscannen automatisch de juiste boeking/order gekoppeld worden.
3) Vol automatisch d.m.v. OCR herkenning. Aan de hand van waardes die via OCR herkenning ingelezen worden, wordt de juiste relatie erbij gezocht.
Bij de opties 1 & 2 gaan we ervan uit dat de financiële boeking al aanwezig is in Exact. Bij optie 3 word ook de financiële boeking aangemaakt via XML Server.
*) OCR = Optical Character Recognition en staat vrij vertaald voor optische tekenherkenning. Het is een methode om met behulp van software de tekens in de aanwezige afbeelding weer terug te vertalen naar leesbare tekst. Daarmee is het dan mogelijk om bijvoorbeeld de boeking of pakbon op te zoeken.
*) BARCODE = Streepjes code aan de hand waarvan tekst of nummers herleid kunnen worden. De programmatuur kan op eenvoudige wijze de streepjescode weer omzetten naar leesbare tekst. Aan de hand hiervan kunt U het juiste boekstuk nummer/pakbon etc. koppelen. Voorbeeld:
Deze sticker is een vervanging voor de bekende stempel die op boekhoud afdelingen gebruikt wordt. Er kan bovenaan akkoord gegeven worden door 2 personen. Links kunnen rekeningnummers ingevoerd worden. Rechts kunnen de te boeken bedragen op de rekeningen ingevoerd worden. Zoals u ziet staat er een barcode welke indirect verwijst naar dezelfde tekst die er ook op staat 100-060-03000832.
1. Herkenning via OCR & lay-out.
Elk tabblad bevat een benaming van het aanwezige document, bijvoorbeeld zoals in onderstaand voorbeeld “300001” voor het boekstuknummer waar het betrekking op heeft.
)
De tabbladen hebben een kleurmarkering welke te voorschijn komt als deze bijvoorbeeld bij elkaar horen, of er komt een stopbord te staan als er al bijvoorbeeld een PDF gekoppeld is aan de boeking.
Op het moment dat een document via een OCR definitie zoals hieronder gedefinieerd herkend word, dan worden de documenten tijdens het inscannen automatisch aan de juiste mutatie binnen Exact gekoppeld.)
Een factuur welke herkend wordt:
Hier wordt aan de hand van de bovengenoemde definitie automatisch het factuurnummer gevonden. Deze wordt gematched volgens de instellingen met het administratienummer, verkoopboeknummer en vervolgens klaar gezet om ingelezen te worden.)
)
Een document dat eventueel mee wordt gescand achter de factuur aan, wordt automatisch bijgevoegd bij de factuur. Denk aan pakbonnen, specificaties etc.
)
Vervolgens kunt u op het tabblad E-Globe automatisch alle aanwezige reeksen verwerken naar Exact. U kunt ze stuk voor stuk verwerken, maar u kunt ook door het vink veld “Automatisch verwerken” aan te zetten alle documenten in een keer verwerken.)
Ook kunt u via het tabblad E-Synergy de documenten opslaan naar E-Synergy en Globe 2003. U kunt bijvoorbeeld contracten etc. in-scannen en deze dan via dit blad koppelen en een actie aanmaken.)
U kunt documenten ook koppelen aan boekingen van het inkomende facturen register van Exact.
2. Herkenning via Barcodes.
Verwerking middels Barcodes is ook mogelijk, maak hiervoor als eerste de boeking aan in Exact. Plak vervolgens de bijbehorende sticker op de inkoopfactuur en verwerk de inkoopfacturen naar Exact.
Voorbeeld van de barcode sticker op eenvoudig formaat.
)
Voorbeeld van de barcode sticker als financiële sticker waarin vermeld staat waar welk bedrag op geboekt moet worden, en een akkoord veld voor de eindverantwoordelijke.
)
Zaken zoals het koppelen van diverse documenten aan orders etc. behoren ook tot de mogelijkheden.
Het resultaat in Exact:
)
)
U kunt documenten ook koppelen boekingen van het inkomende facturen register van Exact.
3. Volautomatisch via OCR herkenning.
Voor het gebruik van volautomatische verwerking is het enige dat nodig is, is dat uw relatie bestand goed gevuld is met zaken als telefoonnummers, KvK nummers, bankrekeningnummers. Hoe meer van deze data er in staat hoe beter de herkenning zal verlopen.
Na het drukken op de knop “Herken” zal automatisch gekeken worden op de nota of er punten zijn die herkend worden zoals het telefoonnummer. Nadat deze opgezocht worden in Exact wordt de leverancier met het grootste percentage overeenkomsten gekoppeld. Naast deze gegevens wordt er ook getracht om de bedragen van de factuur automatisch in te voeren.
De onderstreepte velden worden in dit geval automatisch opgezocht en ingevoerd.
)
In veel gevallen word de boekingsregel automatisch aangemaakt aan de hand van de gevonden bedragen. Als dit niet het geval is, is het vervolgens nog een kwestie van een of meerdere boekingsregels aanmaken, en via de knop “Opslaan” te verwerken naar Exact via XML Server. Met andere woorden “Eenvoudig en effectief”.
)
De boekingsregel.
Het inkomende facturen register van Exact wordt ondersteund.
Vervolgens wordt de boeking aangemaakt in Exact. De XML Server zorgt voor alle validatie en maakt de boeking aan.
)
Ook de inkoopfactuur zelf wordt aan de boeking gekoppeld. Via de paperclip rechts bovenaan wordt de gekoppelde inkoopfactuur getoond.
)
4. Specificaties, benodigdheden.
De benodigde hardware.
In principe volstaat elke scanner, printer en werkstation.
Minimale resolutie van werkstation 1024 x 768
Wilt u barcode herkenning gaan gebruiken, scan dan minimaal op 300dpi om vervorming van barcodes te voorkomen.
Het advies gaat uit naar:
Scanner (kan ook een copier zijn)
- 300 DPI
- Sheetfeeder
- Een van de volgende:
o Twain compatible.
o Scant naar een map op het netwerk.
o Scant naar een ftp map.
Werkstation, voor een snelle verwerking
- Intel Core2Duo 2,4ghz.
- 1 gigabyte geheugen.
- Resolutie 1024 x 768, geadviseerd breedbeeldscherm met bijvoorbeeld resolutie van 1400 x 1050
Schijfruimte voor uw administratie
- Voor een document in-gescande op 300 DPI geldt een gemiddelde grootte van 500kb. Afhankelijk van de hoeveelheid grafische logo’s op de factuur kan dit variëren van 300KB tot 600KB per pagina. Een voorbeeld van een klant leert dat na 1 jaar scannen er 2600 documenten in Exact staan met een totale grootte van 2 gigabyte schijfruimte.
- Grijstinten of kleur scannen maakt in grootte niet uit qua ruimte.
Printer & barcode stickervellen.
- Voor barcodes af te drukken, gebruik bij voorkeur een laserprinter en stickervellen van goede kwaliteit om vlekken te voorkomen.
De benodigde software.
Elvy van Nederpelt Software.
Voor het rechtstreeks inlezen van financiële boekingen is de module XML Server nodig van Exact.
Wilt u gebruik maken van het inkomende facturenregister van Exact dan is dat mogelijk. Hiervoor dient u via uw Dealer de module inkomend facturenregister aan te schaffen.